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第一章总则
第一条 为加强全国地名档案的统一管理，维护地名工作历史面貌，发挥地名档案在党和国家的内政、外交、国防、经济文教、科研、新闻等方面的作用，更好地为社会主义现代化建设事业服务，特制定本办法。
第二条 地名档案是国家档案的重要组成部分，是在地名工作中形成的，具有查考利用价值，并按归档制度集中保管起来的一种专业档案。
第三条 地名档案工作是地名工作的组成部份，是提高地名工作效率和质量的必要条件，是加强地名管理，推行地名标准化，开展地名学研究的基础工作。
第四条 全国地名档案工作实行由中国地名委员会统一指导，各级地名委员会分级管理原则。在档案业务上接受国家和地方各级档案管理机关的指导、监督与检查。
第五条 各级地名档案工作的基本任务是：
(一)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和规定，制定本系统和本单位地名档案工作的各项规章制度，并组织实施；
(二)负责收集、整理、鉴定、保管和统计本系统、本单位的地名档案，并兼管与档案有关的地名资料；
(三)积极做好档案利用工作，为党和国家各部门、社会各方面及地名工作服务；
(四)负责对下级地名档案工作进行指导、监督与检查；并督促指导本单位工作人员做好地名文件材料的整理和归档；
(五)贯彻执行党和国家的保密规定，严守国家机密，维护地名档案的完整与安全。
第二章地名档案工作体制和干部
第六条 中国地名委员会和各省、市、自治区地名委员会设立地名档案库；各地、市、县设档案室，各级地名档案工作均由本级地名办公室主任或主管部门负责人领导。
第七条 地名档案库、室必须配备政治可靠、热爱地名工作，具有高中以上文化水平的档案管理人员，少数民族地区应尽量选配懂得当地少数民族语言的干部。档案管理人员应相对稳定。
第八条 档案管理人员，必须努力学习马列主义、毛泽
东思想，执行党和国家有关档案工作的方针政策，努力钻研
业务，不断提高档案的管理水平。
第九条 各级地名委员会和档案业务管理机关，要加强对档案人员的业务培训和考核，按照国家有关规定，做好档案管理人员的职称评定和晋升工作。
第三章地名档案的保密和利用
第十条 地名档案的保密等级分为绝密、机密、秘密三级。
(一)绝密：
1、凡涉及国家秘密的核心部分。如军事部署、未公布的国家重要自然资源和经济建设基地，以及在一定时间、一定范围内需绝对保密，一旦泄密会使国家遭受严重危害和重大损失的地名档案；
2、未定国界和建国以来未经签订新的边界条约的边境地区的地名档案；
(二)机密：
1、集中的、大量的并注有较准确经纬度的边境省、自治区地名档案资料。
2、利用各种地形图标绘的地名图及其草图；
(三)秘密：
1、地名调查表、地名卡片及其原始调查材料;
2、带有经纬度的地名档案资料；
3、地名工作长远规划及其它需要保密的文件材料。
第十一条 各单位编印的不带经纬度的地名录、地名志和地名资料汇编以及其它不宜公开的地名资料可定为内使用。
第十二条 本地区各单位查阅地名档案一律凭单位介绍信，其它地区查阅地名档案凭县以上地名办公室介绍信。查阅保密内容的地名档案须经地名办公室主任或主管部门领导批准。查阅地名档案均需履行登记手续。
第十三条 各单位查阅地名档案一般不得转抄、拍照和复制、如因工作需要必须复制、拍照或转抄，须经地名办公室主任或主管领导批准。复制和转抄的材料必须履行登记手续．只限在本单位使用。
第十四条 地名档案的遣送，必须严密包装加封，交机要交通邮寄或由两人携带。地名档案的收发和移交，必须附有清册，严格清点并履行签字手续。
第十五条 为了做好地名档案的安全保密工作，主管部门要定期或不定期地进行保密检查，如发现有丢失和泄密事故．应及时报告并认真处理。
第十六条 地名档案严禁个人赠送，也不向国外提供，如必须提供有关内容时，需经中国地名委员会审查同意。
第十七条 本规定确定的地名档案保密等级，不得随意提高、降低或解除密级。如需升、降、解密的，要报中国地名委员会批准。
第十八条 各级档案管理人员应根据需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑地名档案资料汇编。注意收集档案的利用效果。
第十九条 各级地名办公室，应建立档案的借阅制度。根据档案的密级，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。
第四章文件材料的整理和归档
第二十条 各级地名办公室要把文件材料的收集、整理、归档工作纳入地名工作程序，并列入业务干部职责范围。业务干部应将在工作过程中形成的文件材料，按照归档要求进行分类、整理，及时移交档案管理人员集中保存。机关领导干部和工作人员不得私自保存应归档的文件材料。
第二十一条 地名档案应根据其文件材料的特点，以便于保管利用为原则，采取恰当的方式进行保管。文书类要立卷；四项成果中的文字概况与地名表要装订成册；地名卡片要装入卡片柜或卡片箱、盒；地名图要卷放装入图筒或采用专用柜等方法妥善保管。
第二十二条 地名档案的分类及归档范围
(一)文书类：
1、各级党委和人民政府及有关部门(包括解放前的各个革命时期)颁发的有关地名工作的指示、规定、决定、条例和领导同志的重要讲话等；
2、国务院和地方各级人民政府关于设置地名机构、人员编制、干部任免等组织建设方面的文件；
3、会议报告、重要讲话、记录、纪要、简报以及有关录音、照片、录象等；
4、政府和地名领导机关针对本单位地名工作的指示、批示、批复与批转的文件材料；
5、工作规划、计划、方案、总结、请示报告、工作记录、大事记等；
6、法规性文件，如地名命名、更名的规定、补充规定、请示批复，国内少数民族语和国外地名译写规则等；
7、专业指导性文件，如地名普查的规定、补充规定、决定，国内外地名译写方案、提纲等。
(二)地名调查和成果类：
1、地名调查(包括普查、专题调查、经常调查)的原始记录、补调记录、沿革材料、考证材料、地名照片等；
2、地名表、地名卡片、地名文字概况、地名图等各项成果的原始稿及其审定稿；
3、各项成果的正本和成图。
(三)编译出版类：
1、《地名录》、《地名志》、《地名词典》及各种资料汇编的审定稿和出版本；
2、本单位缩印的简报、通讯及各种刊物的审定稿与出版本；
3、国内外地名译写书刊的定稿和出版本；
4、各种地名图的审定图和成图。
(四)科学研究类：
地名学基础理论探讨、学术活动及专题研究过程中形成的文件材料。
(五)国际会议及交往类：
国际地名会议、学术交流及地名情报等文件材料。
第二十三条 地名档案的归档要求：
(一)当年的文件材料，应于次年初由承办人员整理归档；
（二）会议文件材料，应于会议结束后，及时整理归档
（三）每项专业工作告一段落或结束时，承办人员应将积累和保管的文件材料整理归档；
（四）文件材料归档时，交接双方必须根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
第五章地名档案的管理和移交
第二十四条 各级地名委员会在工作活动中形成的全部档案为一个全宗·全宗档案不得分散，实行单独管理，并建立全宗卷。
第二十五条 地名档案分类后，可按各类条款顺序排列．同类档案中应依保管期不同分别排放；地名调查及成果类要结合行政区划和地名类别排列。所有案卷，均缉编目登记．
第二十六条 地名档案在本单位保存三十年到五十年后，可将永久和长期保存的档案(除常用的)移交上级地名档案库或同级档案馆。
第二十七条 各级地名档案管理人员，对档案的收进、移出、保管、利用等情况要进行精确地统计，并按照规定向上级报告。
第二十八条 为了保持地名档案的历史真迹，任何人不得对档案进行涂改．同一地名在不同时期形成的文件材料(包括相互矛盾的材料)均应整理归档，超过保管期限的档案应进行鉴定，对须销毁的档案材料，需详细登记并要报请同级地名领导机关批准。
第二十九条 档案室要有必要的设施和工具．并有防盗、防火、防晒、防虫、防潮等设施，要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或做其它技术处理．
第三十条档案管理人员或机构变动时，应做好移交工作，编制移交目录，在地名办公室主任或主管机关领导的主持下，履行交接手续，并报上级备案。
第六章 附 则
第三十一条各省、市、自治区地名委员会，可根据本《办法》，结合本地区实际情况，制定补充规定和实施细则。
第三十二条本《办法》自颁布之日起实行。凡与本《办法》不一致的，均以本《办法》为准。
一九八三年五月五日
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豫公网安备 41080202000107号 
